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A
Biblioteca Joanina, construída na primeira metade do século XVIII, é um
monumento com especificidades próprias no que respeita à estabilidade das
características ambientais do seu interior.
O edifício tem, naturalmente, temperatura e humidades constantes, condições
que é necessário manter para que as colecções bibliográficas e a decoração
interior se mantenham em bom estado de conservação. Tais circunstâncias
impedem que o espaço possa ser utilizado por actividades que obriguem à
deslocação de mobiliário, à colocação de fixações (fita adesiva, isolante,
velcros, etc.), à instalação de certos equipamentos adicionais de luz ou de
som, ou para actividades como beberetes, banquetes e bodas.
Por
outro lado, importa abrir mais a utilização do espaço da Biblioteca, tanto
para iniciativas internas como para iniciativas da responsabilidade de
entidades exteriores que permitam recuperar a parte do espólio documental
que se encontra mais degradado (campanha “SOS Livro Antigo”).
Neste quadro, é necessário
estipular as seguintes regras para a utilização desta Biblioteca:
1 – A Biblioteca
Joanina poderá ser cedida pela Universidade, mediante autorização prévia do
Director da Biblioteca Geral,
para eventos promovidos por entidades públicas ou privadas, interiores ou
exteriores à Universidade.
1.1 – As cerimónias a realizar na Biblioteca deverão ser de
carácter cultural, científico ou técnico.
1.2 – O pedido prévio de autorização de cedência deve dar
entrada na Biblioteca Geral com uma antecedência de 15 dias, devidamente
acompanhado do programa do evento a realizar.
2 – As entidades
organizadoras deverão assinar um termo de responsabilidade assumindo os
custos inerentes a qualquer dano material ou imaterial, causado directa ou
indirectamente à Biblioteca Joanina.
2.1 – O valor do
dano será calculado pela pessoa ou entidade que a Biblioteca Geral da
Universidade julgar competente.
3 – Para cada
evento será nomeada pela Biblioteca Geral da Universidade uma pessoa
responsável que acompanhará todos os preparativos para a boa realização da
cerimónia, obrigando-se a organização a respeitar as directrizes
transmitidas por essa pessoa.
3.1 – A lotação
máxima por evento permitida dentro da Biblioteca Joanina será de 120
pessoas, podendo a equipa técnica integrar até 10 pessoas.
3.2 – A utilização
das casas de banho não está incluída, excepto em casos de força maior.
4 – Para que o
evento possa ser filmado, fotografado ou gravado em aúdio ou vídeo, o
respectivo pedido deve ser previamente autorizado pelo Director, devendo a Biblioteca Geral da
Universidade efectuar a acreditação dos meios humanos e materiais
envolvidos.
5 – A Biblioteca
Geral da Universidade cobrará uma verba pela cedência do espaço e/ou
filmagens, fotografias ou gravações (comunicada à entidade organizadora
logo no acto de autorização) que será paga até 48 horas antes da realização
do evento.
5.1 – Às entidades será
cobrada uma verba de 4000 € por dia, ou 2000 € por meio-dia (um
dia equivale a um período de 8 horas; meio-dia equivale a um período de 4
horas). Todos os valores incluem o IVA.
6 – Todas as
despesas além de cedência de espaço, pessoal, segurança e energia, por
exemplo as inerentes à afinação do piano, caso este venha a ser usado,
serão da responsabilidade da entidade organizadora.
7 – Todas os casos
que aqui não estejam previstos serão decididos pelo Director
depois de ouvidos os Serviços.
8 – O presente
Regulamento tem efeitos a partir do dia 1 de Julho de 2008, ficando
derrogadas as normas anteriores.
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